FAQ

Häufige Fragen

An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen zum Umgang mit dem Befragungsportal habe?

Im Folgenden listen wir Ihnen einige häufig gestellte Fragen zur Nutzung des Befragungsportals auf. Sollte Ihre Frage hier nicht beantwortet werden, können Sie sich gerne an uns unter Befragungsportal.la@kultus.hessen.de wenden.

Nutzung des Portals

Ich möchte das Befragungsportal nutzen. Was ist zu tun?

Um das Befragungsportal nutzen zu können müssen Sie sich einmalig und mit wenigen Angaben registrieren (E-Mail-Adresse, selbstgewähltes Passwort und Schulform) und in der Mail, die Sie daraufhin erhalten, die Registrierung bestätigen.

Direkt danach können Sie sich im Befragungsportal anmelden und Ihre erste Befragung anlegen.

Kann ich das Befragungsportal auch als Lehrkraft im Vorbereitungsdienst (LiV) oder als Studentin bzw. Student nutzen?

Selbstverständlich können Sie das Befragungsportal für Lehrkräfte auch als LiV oder als Studentin bzw. Student (z.B. Praxissemester, schulpraktische Studien, VSS-Kraft) nutzen, um sich von Ihren Schülerinnen und Schülern ein Feedback zu Ihrem Unterricht einzuholen.

Wir empfehlen Ihnen, für Ihre Befragung die persönliche Anrede mit Ihrem Namen auszuwählen, damit für die Schülerinnen und Schüler deutlich ist, dass es nur um den Unterricht geht, den Sie selbst in der Klasse durchgeführt haben.

Kann ich als Schulleitung mit dem Befragungsportal eine schulweite Befragung aller Schülerinnen und Schüler durchführen?

Das Befragungsportal für Lehrkräfte ist aktuell ausschließlich dafür gedacht, dass sich Lehrkräfte von ihrer eigenen Lerngruppe ein Feedback einholen können. Die Fragen in den Fragebögen sind entsprechend formuliert.

Dabei ist es selbstverständlich möglich, dass sich Lehrkräfte untereinander absprechen: Sie können dann die gleiche Befragung in ihren Lerngruppen durchführen und die Ergebnisberichte gemeinsam besprechen.

Sie als Schulleitung können die Lehrkräfte gerne auf die Angebote des Befragungsportals hinweisen und damit eine Feedbackkultur befördern.

Wir arbeiten aktuell daran, Ihnen noch im Schuljahr 2021/2022 auch die Möglichkeit für schulweite Befragungen zur Verfügung zu stellen.

Ich bin keine hessische Lehrkraft. Kann ich das Befragungsportal trotzdem nutzen?

Aktuell haben wir die Möglichkeit zu einer Gastregistrierung noch nicht freigeschaltet. Sobald das System für die hessischen Lehrkräfte etabliert ist, werden wir auch anderen Nutzerinnen und Nutzern die Möglichkeit zur Registrierung geben.

Nach der Registrierung bekomme ich keine E-Mail, um die Registrierung zu bestätigen und das Befragungsportal nutzen zu können.

Ein technisches Problem ist unwahrscheinlich. Bitte sehen Sie zunächst in Ihrem SPAM-Ordner nach. Es kann auch daran liegen, dass die E-Mail-Adresse falsch oder nicht vollständig eingegeben wurde, z.B. "sandra.muster" anstatt korrekt: "sandra.muster@web.de". Bei der Registrierung ist es unbedingt notwendig, die vollständige E-Mail-Adresse korrekt einzugeben. Bitte prüfen Sie die von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse bei der erneuten Registrierung.

Wie gelange ich in meinen geschützten Bereich?

Klicken Sie rechts oben auf der Startseite auf "Anmelden". Nun gelangen Sie durch Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse und Ihres selbst gewählten Passwortes in Ihren geschützten Bereich. Dies setzt voraus, dass Sie sich bereits registriert haben.

Falls Sie bei der Anmeldung eine Fehlermeldung erhalten, vergewissern Sie sich zunächst, ob Sie die korrekte E-Mail-Adresse eingetragen haben und bei dem Passwort die Groß- und Kleinschreibung beachtet haben.

Sofern Sie weiterhin eine Fehlermeldung erhalten, können Sie ein neues Passwort anfordern. Klicken Sie hierzu auf „Passwort anfordern!“. Anschließend werden Sie aufgefordert, Ihre E-Mail-Adresse, die Sie zur Registrierung verwendet haben, einzugeben. An diese Adresse erhalten Sie kurz darauf eine Mail mit einem Link, mit dem Sie sich im Befragungsportal ein neues Passwort geben können. Falls Sie daraufhin keine E-Mail erhalten, ist dies ein Hinweis darauf, dass Sie bei der Registrierung eine andere E-Mail-Adresse verwendet haben.

Welcher Browser wird für die Verwendung des Portals empfohlen?

Verwenden Sie eine aktuelle Version von MacOS (aktuelle Version >= 11.0) oder Windows (>=10). Als Browser werden die aktuellen Versionen von Edge Chrome, Chrome und Firefox empfohlen. Bei Verwendung des Internet Explorers kann es zu Problemen kommen.

Wenn Sie und Ihre Schülerinnen und Schüler die Befragung am Smartphone oder Tablet ausfüllen möchten, empfehlen wir hierfür die aktuelle iOS Version mit einem aktuellen Safari Browser zu nutzen oder sie verwenden eine aktuelle Android Version mit einem aktuellen Chrome Browser.

Fragebögen und Anlegen einer Befragung

Wie kommen die Fragen der Fragebögen zustande? Auf welchen theoretischen Modellen basieren sie?

Die im Befragungsportal angebotenen Fragebögen und Befragungsbausteinen haben unterschiedliche Hintergründe. Es handelt sich um Fragebögen, die auf wissenschaftlichen Theorien und Erkenntnissen basieren, die sich an zentralen schulischen Rahmenvorgaben (KMK-Standards, spezifische Referenzsysteme) orientieren oder die empirisch geprüft sind und sich in der Praxis über viele Jahre bewährt haben.

Aktuell werden weitere Fragebögen und Befragungsbausteine im Rahmen einer bundesländerübergreifenden Kooperation vom wissenschaftlichen Personal der Landesinstitute gemeinsam entwickelt oder einander gegenseitig zur Verfügung gestellt.

 

Welchen Bezug haben die im Befragungsportal für Lehrkräfte angebotenen Fragebögen und Befragungsbausteine zum Hessischen Referenzrahmen Schulqualität?

Der Hessische Referenzrahmen Schulqualität (HRS) definiert Schulqualität auf einer allgemeinen Ebene. Materialien, mit denen Sie im Sinne eines Screenings eine Bestandsaufnahme entlang der Kriterien des HRS durchführen können, finden Sie weiterhin auf den Seiten von HRS-Online. 

Für bestimmte Themen und Bereiche der Schule sind jedoch auch andere Referenzsysteme relevant, die über die Aussagen im HRS hinausgehen (z.B. Bildungsstandards für die einzelnen Schulfächer, Qualitätsrahmen Ganztag, spezifische wissenschaftliche Erkenntnisse). Insbesondere gilt dies für die Unterrichtsqualität, zu der Sie im Befragungsportal für Lehrkräfte Fragebögen und Befragungsbausteine finden, mit denen Sie (auch fachbezogen) in die Tiefe gehen können.  

Kann ich mit dem Befragungsportal auch ganz eigene Befragungen anlegen?

Nein. Um eine Befragung anzulegen, müssen Sie aktuell mindestens einen der angebotenen Befragungsbausteine auswählen. Sobald Sie einen Befragungsbaustein ausgewählt haben, können Sie bis zu 200 eigene Fragen hinzufügen (was wir jedoch nicht empfehlen, weil die Befragung dann zu lang wäre).

Gibt es irgendwelche technischen Begrenzungen (z.B. Anzahl der Fragen, der Befragungen)?

Technisch sind Ihnen bei der Nutzung des Befragungssystems nur sehr wenige Grenzen gesetzt – wichtig ist daher, dass Sie selbst den Umfang Ihrer Befragungen im Blick behalten:

  • Sie können beliebig viele Befragungen anlegen und durchführen.
  • Die Länge der Fragebögen ist technisch nicht begrenzt.
  • Sie können bis zu 200 eigene Fragen hinzufügen, davon maximal 50 offene Fragen.
  • Die von Ihnen ergänzten Fragen dürfen eine Länge von 200 Zeichen pro Frage nicht überschreiten.

Warum komme ich beim Anlegen der Befragung nicht weiter, nachdem ich unter „Fragebögen und Befragungsbausteine“ einen Fragebogen mit einem Häkchen ausgewählt habe?

Das liegt daran, dass Sie mit dem Anhaken des Fragebogens nicht automatisch dessen Befragungsbausteine auswählen. (Ausnahme: Fragebögen zum Klassenklima und Klassenrat)

Klicken Sie dazu rechts neben dem ausgewählten Fragebogen auf das Drop-down-Symbol, damit sich die Auflistung aller zum Fragebogen gehörigen Befragungsbausteine aufklappt. Dort können Sie die gewünschten Befragungsbausteine auswählen und anschließend auf „Weiter“ klicken.

Kann ich den Fragebogen, den ich erstellt habe, jederzeit überarbeiten?

Nein. Sobald Sie beim Anlegen eines Fragebogens den Button „Befragung veröffentlichen“ gewählt haben, können Sie Ihren Fragebogen nicht mehr verändern. Wollen Sie doch andere Befragungsbausteine verwenden, so müssen Sie eine neue Befragung anlegen.

Wie kann ich meine Schülerinnen und Schüler zur Teilnahme an der Befragung einladen?

Zur Teilnahme brauchen Ihre Schülerinnen und Schüler von Ihnen einen Zugang, eine sogenannte TAN. Sie können zwischen 3 Varianten wählen, wie Sie Ihren Schülerinnen und Schülern den Zugang übermitteln: 

  1. TAN-Liste: Dabei wird Ihnen eine TAN-Liste bereitgestellt (im geschützten Bereich unter „laufende Befragungen“), die Sie ausdrucken und in Abschnitte schneiden. Dann händigen Sie jedem Schüler / jeder Schülerin einen Abschnitt aus. Auf jedem Abschnitt ist die Internetseite angegeben sowie eine individuelle TAN für jeden Schüler / jede Schülerin (damit kann jeder genau einmal teilnehmen). Auf jedem Abschnitt ist zudem ein QR-Code zu finden, den die Schülerinnen und Schüler nutzen können, um direkt zur Befragung zu gelangen (dazu ist eine entsprechende App auf Tablet oder Smartphone erforderlich).
  2. Automatischer Mail-Versand: Dabei wird automatisch eine Mail an alle Schülerinnen und Schüler geschickt mit einem individuellen Link, über den diese direkt zur Befragung gelangen. Die E-Mail-Adressen der Schülerinnen und Schüler können Sie in ein dafür vorgesehenes Feld kopieren. (Damit kann jeder genau einmal teilnehmen.) Dieses Vorgehen hat zudem den Vorteil, dass Sie eine automatisierte Erinnerungsmail veranlassen können, an die Personen, die noch nicht teilgenommen haben.
  3. Gruppen-TAN: Die einfachste Möglichkeit ist die Gruppen-TAN, die Ihnen zusätzlich auch in Form eines Links sowie eines QR-Codes zur Verfügung gestellt wird. Dabei nutzen alle Schülerinnen und Schüler dieselbe TAN, die Sie z.B. in eine von Ihnen verfasste Mail einfügen, auf einer Lernplattform einstellen oder einfach als QR-Code ausdrucken und im Klassenzimmer aushängen können.

Es ist nicht möglich, 2 oder alle 3 Varianten der Zugangsübermittlung zu kombinieren.

Können die Schülerinnen und Schüler auch eigene Smartphones oder Tablets zur Teilnahme an der Befragung nutzen?

Ja, sofern die Nutzung von der Schule genehmigt ist, können auch eigene Smartphones oder Tablets verwendet werden.

Kann ich nachträglich Schülerinnen und Schüler zur Befragung einladen, nachdem die Befragung bereits begonnen hat?

Das kommt darauf an, ob die Befragung noch läuft oder ob Sie die Befragung bereits beendet haben.

Solange die Befragung noch läuft, hängt es davon ab, für welche Version der Verteilung der Zugänge Sie sich entschieden haben:

  1. TAN-Liste: Es ist nicht möglich, nachträglich weitere TAN-Zugänge zu einer laufenden Befragung zu erstellen. 
  2. Automatischer Mail-Versand: Hier haben Sie die Möglichkeit, nachträglich weitere E-Mail-Adressen einzutragen (ebenso, wenn in einer E-Mail-Adresse ein Tippfehler war): Gehen Sie im geschützten Bereich unter „laufende Befragungen“ bei der betreffenden Befragung auf „Details und TAN-Versand“. Dann können Sie in der Eingabemaske weitere Teilnehmende hinzufügen.
  3. Gruppen-TAN: Die Gruppen-TAN können Sie ohne Probleme auch nachträglich an weitere Schülerinnen und Schüler weitergeben.

Sobald Sie die Befragung bereits beendet haben, ist eine Teilnehme nicht mehr möglich und Sie können auch keine weiteren Schülerinnen und Schüler zur Befragung einladen.

Ein Schüler / eine Schülerin hat Ihre TAN verloren oder die Einladungsmail gelöscht. Was kann ich tun?

Das hängt davon ab, für welche Version der Verteilung der Zugänge Sie sich entschieden haben:

  1. TAN-Liste: Es ist nicht möglich, nachträglich weitere TAN-Zugänge zu einer laufenden Befragung zu erstellen. 
  2. Automatischer Mail-Versand: Hier haben Sie die Möglichkeit, nachträglich weitere E-Mail-Adressen einzutragen: Gehen Sie im geschützten Bereich unter „laufende Befragungen“ bei der betreffenden Befragung auf „Details und TAN-Versand“. Dann können Sie in der Eingabemaske weitere Teilnehmende hinzufügen. Es ist aber nicht möglich, eine E-Mail-Adresse zu ergänzen, die bereits angeschrieben wurde (die Person benötigt also eine zweite E-Mail-Adresse).
  3. Gruppen-TAN: Die Gruppen-TAN können Sie ohne Probleme erneut zur Verfügung stellen.

Wieso hat eine Schülerin oder ein Schüler keine E-Mail mit dem Zugang zur Befragung erhalten?

Bitten Sie die Schülerin oder den Schüler, im Spam-Ordner nachzusehen. Hat eine Schülerin oder ein Schüler keine E-Mail mit dem Zugang zur Befragung erhalten, dann wurde die E-Mail-Adresse möglicherweise falsch in das System eingegeben (Tippfehler). Das System meldet Ihnen nicht zurück, falls die verwendete E-Mail-Adresse nicht existiert. Sie können alle E-Mail-Adressen, an die eine TAN versendet wurde, unter „Laufende Befragung“ durch Klicken auf das Briefsymbol der zugehörigen Befragung einsehen und so fehlerhafte E-Mail-Adressen identifizieren.

Wie kann ich die Beteiligung an der Befragung im Blick behalten?

Sie können sich im geschützten Bereich unter „laufende Befragungen“ jederzeit über die Beteiligung informieren. Dort wird Ihnen angezeigt, wie viele Schülerinnen und Schüler sich schon an Ihren Befragungen beteiligt haben (T = Teilnehmende) und ob Sie selbst (E = Erstellende Person) schon den Selbsteinschätzungsfragebogen ausgefüllt haben, sofern Sie einen Fragebogen mit Selbsteinschätzung ausgewählt haben.

Die Angabe „T 5/19“ gibt z.B. an, dass 5 Ihrer 19 Schülerinnen und Schüler die Befragung bereits abgeschlossen haben. (Es kann passieren, dass sich mehr Personen an der Befragung beteiligen als vorgesehen, wenn die Schülerinnen und Schüler bei der Gruppen-TAN-Variante mehrfach antworten.)

Kann ich meine eigenen (geschlossenen oder offenen) Fragen mit Kolleginnen und Kollegen teilen, z. B. wenn wir alle im Jahrgang die gleichen Zusatzfragen stellen möchten?

Ihre eigenen Zusatzfragen können Sie bisher nicht im Portal hinterlegen oder mit Ihren Kolleginnen und Kollegen teilen.

Sie können sich jedoch eine Vorschau Ihrer Befragung einschließlich der selbst formulierten Fragen herunterladen und diese weitergeben (PDF-Dokument).

Wie kann ich eine Befragung löschen?

Um eine laufende Befragung zu löschen, müssen Sie in Ihrem geschützten Bereich unter „laufende Befragung“ bei der entsprechenden Befragung auf das „Löschen“-Symbol klicken. Eine abgeschlossene Befragung können Sie unter „Ergebnisse einsehen“ mit dem „Löschen“-Symbol löschen. Die Daten dieser Befragungen werden dann komplett gelöscht. Alle zu der Befragung gehörenden Informationen werden vernichtet, wenn Sie eine Befragung löschen

Was passiert nachdem Schülerinnen und Schüler auf den Button „Mitmachen“ bzw. „an einer Befragung teilnehmen“ klicken?

Die Schülerinnen und Schüler werden dann aufgefordert, die TAN einzugeben.

Dadurch gelangen die Schülerinnen und Schüler zur Startseite Ihrer Befragung. Danach werden die Schülerinnen und Schüler durch die Befragung geführt. Beim Beantworten der Fragen ist ein Zurückgehen zu einem vorherigen Baustein nicht möglich.

Sobald die befragte Person alle Fragen des Fragebogens beantwortet hat, wird die Befragung automatisch beendet und die TAN verliert ihre Gültigkeit. Falls ein Fragebogen nicht bis zum Schluss ausgefüllt wird, kann die Befragung mit derselben TAN zu einem späteren Zeitpunkt fortgeführt werden.

Was passiert, wenn Schülerinnen und Schüler einige der Fragen nicht beantworten können?

Für diesen Fall gibt es bei jeder Frage die zusätzliche Antwortoption „Kann ich nicht beurteilen“. Es können keine Fragen ausgelassen bzw. übersprungen werden.

Im Ergebnisbericht wird Ihnen bei jeder Frage angezeigt, wie viele Schülerinnen und Schüler die Frage nicht beantwortet haben.

Ergebnisse

Kann ich mir zwischendurch einen ersten Eindruck von den Ergebnissen verschaffen, bevor die Befragung abgeschlossen ist?

Nein. Aus Datenschutzgründen können Sie die Ergebnisse erst sehen, nachdem Sie die Befragung beendet haben. Sie haben aber jederzeit die Möglichkeit, sich über die aktuelle Beteiligungsquote zu informieren, die Ihnen im geschützten Bereich unter „laufende Befragungen“ angezeigt wird.

Ich kann die Befragung nicht beenden und nicht auswerten lassen.

Damit Sie die Befragung beenden können, müssen mindestens fünf Befragte und Sie selbst (nur bei gewünschter Selbsteinschätzung) an der Befragung teilgenommen haben. Klicken Sie, nachdem diese Bedingungen erfüllt sind, unter „Laufende Befragungen“ auf „Beenden und Auswerten“. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie den Acrobat Reader auf Ihrem PC installiert haben. Sollten Sie den Ergebnisbericht dennoch nicht herunterladen können, wenden Sie sich bitte per E-Mail unter Befragungsportal.la@kultus.hessen.de an uns.

Wie kann ich die Ergebnisse für mich aufbewahren? Kann ich sie ohne Internetzugang ansehen und zeigen?

Ihre Ergebnisse können Sie unter „Ergebnisse einsehen“ als PDF-Datei herunterladen und somit auch offline aufbewahren, ausdrucken und nutzen. Die zusätzlichen Excel-Daten und Grafiken können Sie ebenfalls herunterladen und lokal speichern. Dann stehen Sie Ihnen zur Präsentation und Besprechung zur Verfügung. Perspektivisch stellen wir Ihnen zusätzlich eine interaktive Ergebnisvisualisierung zur Verfügung.

Die Daten aus der Excel-Datei lassen sich nicht bearbeiten. Wie kann ich trotzdem Diagramme mit den Daten erstellen?

Wenn Sie die Excel-Datei öffnen, kann es sein, dass diese sich in einer geschützten Ansicht öffnet. Klicken Sie dann auf „Bearbeitung aktivieren“, dann sollten Sie aus den Daten Grafiken erstellen können. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Daten in eine andere Excel-Tabelle zu kopieren und dort zu bearbeiten.

Soll bzw. muss ich meine Ergebnisse jemandem zeigen (z.B. den befragten Schülerinnen und Schülern, der Schulleitung)?

Die Befragungsergebnisse gehören Ihnen und es ist Ihre Entscheidung,

  • welche Schlüsse Sie aus den Ergebnissen ziehen,
  • ob Sie die Ergebnisse jemandem zeigen und
  • ob und in welchem Rahmen Sie die Ergebnisse mit jemandem besprechen.

 

Gleichzeitig haben die von Ihnen befragten Schülerinnen und Schüler natürlich Interesse daran, zu erfahren, was bei der Befragung herausgekommen ist und was nun mit ihren Antworten passiert. Daher kann es sinnvoll sein, die Befragten in geeigneter Form über (ggf. ausgewählte) Ergebnisse zu informieren und in die Interpretation einzubinden.

 

Eine Empfehlung lässt sich nicht verallgemeinern, weil die Entscheidung für eine Option vom Umfang der Schülerbefragung, dem Ziel der gemeinsamen Reflexion oder auch der Schulkultur abhängen kann. Je nach Alter Ihrer Schülerinnen und Schüler, nach Wichtigkeit der Ergebnisse etc. kann es sinnvoll sein, die Ergebnisbesprechung auf bestimmte Aspekte zu fokussieren. Es kann auch pädagogische Gründe geben, bestimmte Ergebnisse nur mit einer Untergruppe von Schülerinnen und Schülern oder zu einem späteren Zeitpunkt zu besprechen.

Datenschutz und Sicherheit

Kann ich sicher sein, dass die Ergebnisse der Befragung ausschließlich mir zugänglich sind?

Ja. Das Konzept des Befragungsportals basiert darauf, dass jede Lehrkraft durch die Registrierung ihren eigenen, passwortgeschützten Bereich erhält, in dem die Ergebnisse ihrer Befragungen hinterlegt werden. Auf diesen Bereich hat nur die Lehrkraft selbst Zugriff.

Auf den Seiten des Portals finden Sie unter "Nutzungsbedingungen" entsprechende rechtliche Hinweise.

Wofür werden meine anonymisierten Daten gegebenenfalls verwendet?

Die zusammengeführten, anonymisierten Daten können verwendet werden, um landesweite Analysen und wissenschaftliche Untersuchungen durchzuführen. Die Hessische Lehrkräfteakademie nutzt anonymisierte Daten außerdem für wissenschaftliche Analysen zur Weiterentwicklung der Fragebögen.